Οι επιχειρησιακές διεργασίες διαφέρουν από χώρα σε χώρα και πολλές σημαντικές εργασίες διεκπεραιώνονταν χειροκίνητα. Η ψηφιοποίηση και η αυτοματοποίηση των κρίσιμων ροών εργασίας της επιχείρησης ήταν απαραίτητη. Ο κύριος στόχος της TUI Musement ήταν η μείωση της χειροκίνητης καταχώρησης δεδομένων και των επαναλαμβανόμενων εργασιών, καθώς και η διασφάλιση της συνέπειας των διεργασιών στις διάφορες χώρες. Η Canon κέρδισε το έργο, προσφέροντας μια βελτιστοποιημένη και ξεκάθαρη λύση.

Βασικές απαιτήσεις:

• Ομοιομορφία: μία ενιαία ηλεκτρονική φόρμα για όλους τους χρήστες
• Αυτοματοποίηση: όλα τα θέματα θα προωθούνταν αυτόματα στο κατάλληλο άτομο
• Ταχύτητα: η ψηφιοποίηση, η κοινή χρήση και η αρχειοθέτηση των εγγράφων θα επέσπευδαν τις διαδικασίες
• Ασφάλεια εγγράφων: οι ψηφιακές εκδόσεις ελαχιστοποιούν τον κίνδυνο απώλειας και επιτρέπουν τη διαχείριση της πρόσβασης και την παρακολούθηση των αλλαγών
• Έλεγχος δαπανών: έλεγχος στη φόρμα για οικονομικούς περιορισμούς, αυτόματη ανίχνευση των αποκλίσεων

Η TUI Musement χρησιμοποίησε το σύστημα διαχείρισης εγγράφων Therefore της Canon. Όλα ξεκίνησαν το 2018, όταν ανακάλυψαν ένα σημαντικό αδύναμο σημείο στην εταιρεία: τη διαχείριση δαπανών των εργαζομένων.

Αρχικά, η TUI Musement χρειαζόταν ασφαλή πρόσβαση σε έγγραφα από απόσταση, ιχνηλασιμότητα των εκδόσεων των εγγράφων, ομοιόμορφη υποβολή δεδομένων, βελτιωμένη δημιουργία αναφορών και συμβατότητα με το υπάρχον σύστημα.

Η επιτυχημένη εφαρμογή του Therefore συνέβαλε στη μείωση του κόστους και στην αύξηση της εργασιακής αποδοτικότητας των τμημάτων που ασχολούνται με χρηματοοικονομικά θέματα. Η αναφορά διαχείρισης δαπανών ήταν μόνο η αρχή, καθώς το έργο αυτό άνοιξε τον δρόμο για ένα παγκόσμιο ταξίδι ψηφιακού μετασχηματισμού.

Μέσα σε λίγα μόλις χρόνια, η TUI Musement επέκτεινε την ψηφιοποίηση και την αυτοματοποίηση πέρα από το ελληνικό παράρτημά της, σε πάνω από 55 χώρες και σε περισσότερες από 8 διαδικασίες, χρησιμοποιώντας το Therefore.

Τα πιο προφανή πλεονεκτήματα που παρέχει η Canon στην εταιρεία είναι:

• εράστια εξοικονόμηση χρόνου εργασίας,
• παραμετροποίηση και βελτιστοποιημένες λύσεις για συγκεκριμένα τμήματα,
• πλήρης υποστήριξη για εργασία από απόσταση,
• σημαντική μείωση του κόστους εκτύπωσης και αρχειοθέτησης,
• προστασία δεδομένων και έλεγχος πρόσβασης,
• αποδοτικότητα διεργασιών.