DWF: διαφορετικός τρόπος δράσης

Η πρόκληση

Η DWF LLP είναι μια επιτυχημένη νομική εταιρεία στο Ηνωμένο Βασίλειο, η οποία αναπτύχθηκε ταχύτατα – από ένα μικρό γραφείο τεσσάρων ατόμων έγινε μια επιχείρηση που απασχολεί πάνω από 2.300 άτομα σε 13 γραφεία ανά τον κόσμο. Η εταιρία σκοπεύει να αξιοποιήσει αυτήν την επιτυχία και να γίνει μία από τις 15 κορυφαίες νομικές εταιρείες – ένας στόχος που σημαίνει πολύ περισσότερα από τις καλές οικονομικές επιδόσεις.

Για τον Διευθύνοντα Συνεργάτη και Διευθύνοντα Σύμβουλο Andrew Leaitherland, "Η μεγάλη μας ευκαιρία είναι να κάνουμε τα πράγματα διαφορετικά." Αυτή η φιλοσοφία διαπνέει τους τρεις στρατηγικούς στόχους της εταιρείας: καλύτερη εξυπηρέτηση πελατών, εργασία που αποφέρει μεγαλύτερη κερδοφορία και περιβάλλον που προσελκύει το καλύτερο προσωπικό και του επιτρέπει να αποδίδει το μέγιστο των δυνατοτήτων του. Σε έναν κλάδο όπου κυριαρχούν διαδικασίες με μεγάλο όγκο εγγράφων, η ψηφιακή διαχείριση εκτυπώσεων και πληροφοριών έχει κρίσιμη σημασία για την επίτευξη αυτών των στόχων.

"Ο κλάδος είναι βυθισμένος στις παραδοσιακές μεθόδους εργασίας," εξηγεί η Janice Moores, Διευθύντρια Εξυπηρέτησης και Προμηθειών της DWF. "Η υπέρβαση των χρονοβόρων διαδικασιών στον νομικό κλάδο που δεσμεύουν πολλούς πόρους παρέχει σημαντικό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα." Για τον λόγο αυτό, η DWF αποφάσισε να ψηφιοποιήσει τις κύριες επιχειρησιακές διεργασίες της και να δημιουργήσει ένα πιο ευέλικτο εργασιακό περιβάλλον. Στην πράξη, έπρεπε να διαχειριστεί το κόστος και την πολυπλοκότητα της παραγωγής έως 57 εκατομμυρίων εκτυπωμένων σελίδων κάθε χρόνο. Η εταιρεία έπρεπε επίσης να συμμορφώνεται με τις αυστηρές απαιτήσεις των κανονισμών του κλάδου για τη διαφύλαξη των ευαίσθητων δεδομένων των πελατών.

Η λύση της Canon

Σε στενή συνεργασία με την DWF, η Canon επινόησε μια νέα στρατηγική για τα έγγραφα και μεταμόρφωσε πλήρως την υποδομή εκτυπώσεων σε ολόκληρη την επιχείρηση. Εισήγαγε την πρόσβαση σε έγγραφα από φορητές συσκευές, την εκτύπωση από φορητές συσκευές και ένα ψηφιακό γραφείο αλληλογραφίας το οποίο ψηφιοποιεί και παραδίδει αυτόματα όλα τα έγγραφα που λαμβάνονται μέσω ταχυδρομείου απευθείας στα εισερχόμενα του παραλήπτη σε μορφή e-mail. Σχεδιασμένη για να βοηθά το προσωπικό να εργάζεται πιο ευέλικτα –είτε ταξιδεύει είτε εργάζεται από κάποιο σημείο σε διαφορετικό γραφείο– η λύση για τα έγγραφα περιλαμβάνει επίσης ένα σύστημα ασφαλούς ταυτοποίησης και αποδέσμευσης εργασιών για ενίσχυση της ασφάλειας των πληροφοριών.

Οφέλη

Ο αντίκτυπος του ψηφιακού μετασχηματισμού της εταιρείας έγινε ίσως πιο αισθητός στους υπαλλήλους της DWF, οι οποίοι έχουν πλέον τα εργαλεία για να εργάζονται αποτελεσματικά, όπου κι αν βρίσκονται. Αυτό διαφοροποιεί την εταιρεία από τους ανταγωνιστές της όσον αφορά στην εξυπηρέτηση πελατών, όπως εξηγεί ο Moores: "Καθώς παρέχουμε στους χρήστες τη δυνατότητα πρόσβασης σε σημαντικές πληροφορίες και επιχειρηματικές διεργασίες όπου κι αν βρίσκονται, ενθαρρύνουμε τις επιδόσεις τους, αλλά και τη νοοτροπία ότι κάνουμε περισσότερα για τους πελάτες μας."

Προσφέροντας πιο οικείες συνθήκες, ο χώρος των γραφείων της DWF είναι πλέον ένα πιο συνεργατικό περιβάλλον, καθώς με τη νέα υποδομή εκτυπώσεων οι πελάτες μπορούν να εργάζονται απομακρυσμένα και να εκτυπώνουν από τα γραφεία της DWF. Ο Moores σχολιάζει: "Το γεγονός ότι οι πελάτες μπορούν να έρχονται στα γραφεία μας και να λειτουργούν σαν να ήταν στα δικά τους είναι κάτι που δεν μπορεί να το προσφέρει σχεδόν καμία άλλη νομική εταιρεία."

Τα οφέλη του ψηφιακού γραφείου αλληλογραφίας της Canon είναι εξίσου εντυπωσιακά. Εκτός από την απρόσκοπτη ροή πληροφοριών σε όλη την επιχείρηση, η DWF αναμένει ότι η απόσβεση της επένδυσης θα επιτευχθεί μέσα σε δύο χρόνια και κατόπιν θα εξασφαλίσει εξοικονόμηση δαπανών έως 1 εκατ. λίρες ετησίως.

Χάρη στην ψηφιακή αποθήκευση, τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και τη διασφάλιση των εγγράφων, έχει επίσης μετασχηματιστεί εκ βάθρων ο τρόπος αναζήτησης και αρχειοθέτησης των πληροφοριών. Οι υπάλληλοι μπορούν πλέον να εργάζονται γρηγορότερα και αποδοτικότερα, ενώ η μειωμένη ανάγκη για έντυπα έγγραφα εξοικονόμησε σημαντικό χώρο στα γραφεία – και μείωσε τις δαπάνες για φυσικό χώρο αποθήκευσης πάνω από 50%.

Ωστόσο, η καινοτομία δεν επιτεύχθηκε εις βάρος της ασφάλειας, καθώς ολόκληρη το πακέτο της λύσης είναι πιστοποιημένο σύμφωνα με το πιο αυστηρό διεθνές πρότυπο για τη διαχείριση της ασφάλειας των πληροφοριών, το ISO 27001. Χάρη στην υποστήριξη λειτουργιών παρακολούθησης και δημιουργίας αναφορών αναφορικά με τους περιβαλλοντικούς στόχους, συμβάλλει ακόμα και στη μείωση του ανθρακικού αποτυπώματος της DWF, ενώ διασφαλίζει τη συνολική διαπίστευση της εταιρείας κατά ISO 14001.

Η προσέγγιση είναι ξεκάθαρο ότι λειτουργεί: το 2014, οι Financial Times ανέδειξαν την εταιρεία ως μία από τις πιο καινοτόμες σε ολόκληρη την Ευρώπη. Ο Moores καταλήγει: