Η ασφάλεια των πληροφοριών εξακολουθεί να βρίσκεται στο επίκεντρο – στα μέσα ενημέρωσης, στην κοινή γνώμη και, το σημαντικότερο, στο πώς εταιρείες διαμορφώνουν τους προϋπολογισμούς του τομέα IT τους. Τα δεδομένα και η πρόσβαση σε αυτά είναι ένας στόχος υψηλής αξίας για τους εγκληματίες.

Ωστόσο, οι αλλαγές στον τρόπο εργασίας μας επηρεάζουν ριζικά το τοπίο της ασφάλειας. Όλο και περισσότεροι οργανισμοί χρησιμοποιούν ένα υβριδικό μοντέλο εργασίας, επιτρέποντας στους εργαζόμενους να μετακινούνται με ευελιξία από τοποθεσία σε τοποθεσία: από τα κεντρικά γραφεία σε έναν χώρο συνεργατικής εργασίας, στο σπίτι ή ακόμα και καθ' οδόν από τον έναν χώρο εργασίας στον άλλο.

Αν και αυτός ο νέος τρόπος εργασίας προσφέρει πολλά πλεονεκτήματα, η υβριδική και η εξ αποστάσεως εργασία έχουν κάνει πιο πολύπλοκη τη διαχείριση της ασφάλειας των πληροφοριών. Ωστόσο, αυτές οι προκλήσεις δεν είναι ανυπέρβλητες, όταν έχετε στη διάθεσή σας την κατάλληλη τεχνολογία και υποστήριξη.

Παρακάτω αναλύουμε τέσσερις συχνές ερωτήσεις από οργανισμούς που διαχειρίζονται ένα υβριδικό περιβάλλον εργασίας και εξηγούμε πώς μπορεί η Canon να τους βοηθήσει.

Είτε διαμορφώνετε από την αρχή ένα υβριδικό περιβάλλον εργασίας είτε θέλετε να βελτιστοποιήσετε ένα υπάρχον, η ασφάλεια θα πρέπει να είναι πάντα η προτεραιότητά σας. Ωστόσο, είναι σύνηθες για τους οργανισμούς να προσεγγίζουν τους στόχους αυτούς ξεχωριστά, επενδύοντας πρώτα στην τεχνολογία για να καταστεί εφικτή η υβριδική εργασία και ασχολούμενοι στη συνέχεια με την ασφάλεια ενός διευρυμένου περιβάλλοντος εργασίας. Οι οργανισμοί μπορούν να εξοικονομήσουν χρόνο και να αποφύγουν ουσιαστικά τις «διπλές χρεώσεις» μελετώντας προσεκτικά τις δυνατότητες των λύσεων υβριδικής εργασίας ως προς την ασφάλεια πριν τις υιοθετήσουν.

Στην Canon, δίνουμε προτεραιότητα στην ασφάλεια σε οτιδήποτε κάνουμε, από τη ενσωματωμένη προστασία στον εξοπλισμό και στο λογισμικό μας έναντι κινδύνων στον κυβερνοχώρο, μέχρι τον τρόπο με τον οποίο διαμορφώνουμε, υλοποιούμε και παραδίδουμε τις λύσεις. Πράγματι, η Quocirca έχει αναγνωρίσει την Canon ως κορυφαία εταιρεία στον τομέα της ασφάλειας εκτυπώσεων και εγγράφων¹. Συνεργαζόμενοι με την Canon για να βελτιστοποιήσετε το μοντέλο υβριδικής εργασίας σας, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι η ασφάλεια των πληροφοριών θα βρίσκεται στον πυρήνα της λύσης που θα υιοθετήσετε.

Είναι σημαντικό να μελετήσετε με ποιον τρόπο θα διακινούνται οι πληροφορίες σε κάθε περιβάλλον εργασίας του οργανισμού σας, είτε αφορά τη δημιουργία είτε την κοινή χρήση, την αποθήκευση ή τη διαγραφή εγγράφων. Κάθε ένα από αυτά τα σημεία αντιπροσωπεύει μια πιθανή ευπάθεια. Ένα από τα πλεονεκτήματα του ιστορικού μας στη διαχείριση εγγράφων και πληροφοριών είναι ότι διαθέτουμε εξειδίκευση σε ολόκληρο τον κύκλο ζωής των πληροφοριών.

Το οικοσύστημά μας, το οποίο περιλαμβάνει εξοπλισμό, λογισμικό και υπηρεσίες, έχει σχεδιαστεί έτσι ώστε να υιοθετεί μια ολιστική προσέγγιση στην προστασία των πληροφοριών σας σε κάθε στάδιο, οποιαδήποτε στιγμή, όπου κι αν εργάζεστε. Τα προϊόντα εξοπλισμού μας, σε συνδυασμό με τις εταιρικές λύσεις μας, προσφέρουν ενσωματωμένη ασφάλεια μέσω διάφορων λειτουργιών, όπως είναι η κρυπτογράφηση δεδομένων, η καταγραφή δραστηριοτήτων, η ασφαλής πρόσβαση σε έγγραφα στο cloud και ο έλεγχος ταυτότητας χρήστη. Με αυτόν τον τρόπο διασφαλίζεται ότι μόνο ο προβλεπόμενος χρήστης θα μπορεί να εκτυπώνει ή να έχει πρόσβαση σε έγγραφα στη συσκευή.

Στο μεταξύ, οι λύσεις μας για τη διαχείριση των εγγράφων υποστηρίζουν τις προσπάθειες του οργανισμού σας, παρέχοντας ένα ασφαλές αποθετήριο και μια πλατφόρμα συνεργασίας για τις πληροφορίες του. Οι έξυπνες λύσεις μας μπορούν να αναγνωρίζουν κοινά έγγραφα και να εφαρμόζουν αυτόματα πολιτικές ασφάλειας για τον περιορισμό της πρόσβασης, ώστε να βλέπουν τις επιμέρους πληροφορίες μόνο εκείνοι που πρέπει.

Ο τελικός στόχος είναι η εφαρμογή των πολιτικών ασφάλειας να μην χρειάζεται την παρουσία των ομάδων IT. Ωστόσο, οι οργανισμοί ενδέχεται να ανησυχούν για το πώς μπορεί να διασφαλιστεί η τήρηση των βέλτιστων πρακτικών από τους εργαζόμενους εξ αποστάσεως, χωρίς να προκύπτει τεράστιος φόρτος εργασίας για τις ομάδες IT και να εκνευρίζονται οι εργαζόμενοι με τη μικροδιαχείριση της συμπεριφοράς τους.

Κάθε εταιρεία επωφελείται από την εκπαίδευση των υπαλλήλων της στον τρόπο με τον οποίο μπορούν να διατηρούν τα δεδομένα τους ασφαλή και στους λόγους υιοθέτησης των πολιτικών αυτών. Ωστόσο, ένας πιο τυποποιημένος και συνεκτικός τρόπος επιβολής κανόνων ασφαλείας θα πρέπει να αποτελεί ιδιαίτερα υψηλή προτεραιότητα για κάθε επιχείρηση που λειτουργεί σε υβριδικό περιβάλλον.

Οι λύσεις διαχείρισης πληροφοριών που βασίζονται στο cloud, όπως το Therefore Online και το Cloud Workspace Collaboration – Process Automation, παρέχουν στους υπαλλήλους έναν δομημένο και ασφαλή τρόπο πρόσβασης, αποθήκευσης και κοινής χρήσης εγγράφων. Καθώς είναι λύσεις που βασίζονται στο cloud, επιτρέπουν στους υπαλλήλους την πρόσβαση στις ροές εργασιών των εγγράφων τους όπου κι αν βρίσκονται. Ωστόσο, η ενσωματωμένη, διακριτική ασφάλεια περιλαμβάνει κανόνες που δεν επιτρέπουν στους χρήστες να δημιουργούν νέα τρωτά σημεία σε ζητήματα ασφάλειας.

Για παράδειγμα, οι έλεγχοι πρόσβασης αποτρέπουν τους υπαλλήλους από το άνοιγμα ευαίσθητων εγγράφων χωρίς άδεια, ενώ ο αυτοματισμός που είναι ενσωματωμένος σε κάθε λύση διασφαλίζει ότι τα έγγραφα καταλήγουν απευθείας στο σωστό άτομο, σε κάθε στάδιο μιας ροής εργασιών.

Η Gartner έχει καταλήξει στο συμπέρασμα ότι η χρήση προσωπικών συσκευών και σκιωδών συστημάτων IT εξακολουθεί να είναι συνήθης στους εργαζομένους εξ αποστάσεως, με περισσότερους από τους μισούς να παραδέχονται ότι χρησιμοποιούν εφαρμογές συνεργασίας ή διαδικτυακές υπηρεσίες που δεν έχουν εγκριθεί από την εταιρεία τους². Σκεφτείτε τις αιτίες για τις οποίες θα επέλεγαν μη εγκεκριμένες τεχνολογίες. Η απάντηση είναι συνήθως ένας από τους παρακάτω δύο λόγους.

Πρώτον, όταν εργάζεται εκτός γραφείου, ίσως στο σπίτι ή εν κινήσει με τη δική του συσκευή, ένας εργαζόμενος τείνει να χρησιμοποιεί τα εργαλεία που χρησιμοποιεί και στην καθημερινή του ζωή, απλά από τη συνήθεια και επειδή είναι εξοικειωμένος με τον τρόπο χρήσης τους. Μπορεί να μην γνωρίζει τους κινδύνους που θα μπορούσαν να προκύψουν από τη χρήση αυτών των εργαλείων, επομένως η καλύτερη στρατηγική για την αντιμετώπιση αυτής της συμπεριφοράς είναι η εκπαίδευση και η κατάρτιση.

Δεύτερον, ένας εργαζόμενος μπορεί να καταφύγει σε αυτά τα εργαλεία επειδή αντιμετωπίζει προβλήματα με εκείνα που παρέχονται από την εταιρεία. Ίσως να είναι αργά, περίπλοκα ή δυσπρόσιτα από τοποθεσίες εκτός των τειχών της εταιρείας.

Η παροχή εργαλείων είναι ένα ζήτημα, αλλά η υιοθέτησή τους από τους εργαζόμενους εξαρτάται από την απρόσκοπτη και εύκολη χρήση τους. Στην Canon, αυτό είναι κάτι που πάντα λαμβάνουμε υπόψη κατά το σχεδιασμό των λύσεών μας. Οι λύσεις μας Cloud Workspace Collaboration – Process Automation και Therefore Online επιτρέπουν στους υπαλλήλους να αλληλοεπιδρούν εύκολα με τα έγγραφά τους σε πραγματικό χρόνο, όπου κι αν βρίσκονται, από οποιαδήποτε εγκεκριμένη συσκευή και χωρίς εκνευριστικές καθυστερήσεις. Ωστόσο, είναι εξαιρετικά σημαντικό να παρέχουν επίσης εγγενή και ολοκληρωμένη ασφάλεια εγγράφων. Σε συνδυασμό με τον εξοπλισμό μας, διασφαλίζουμε ότι ο βρόχος είναι κλειστός, ώστε η ασφάλεια να είναι εγγυημένη ανά πάσα στιγμή.

Γνωρίζουμε ότι η ασφάλεια των πληροφοριών δεν είναι εύκολη υπόθεση, ακόμα και υπό τις καλύτερες συνθήκες. Θέλουμε να δώσουμε τη δυνατότητα στους οργανισμούς να υιοθετήσουν το μοντέλο λειτουργίας που τους ταιριάζει, χωρίς να κάνουν συμβιβασμούς σε ζητήματα ασφάλειας ή να εκθέτουν σε κίνδυνο τις πληροφορίες τους.

Η συνεργασία με έναν έμπιστο εταίρο μπορεί να ανακουφίσει την πίεση στην ομάδα σας, παρέχοντας υποστήριξη για την αξιολόγηση των κινδύνων ασφάλειας στην υποδομή IT που διαθέτετε. Με αυτόν τον τρόπο, σας βοηθά να προβλέψετε τις ευπάθειες και να δημιουργήσετε ένα τεχνολογικό οικοσύστημα που σας προστατεύει από αυτές, ανεξάρτητα από το πού βρίσκεται το εργατικό σας δυναμικό.