Ο τρόπος με τον οποίο εργαζόμαστε αλλάζει με γρήγορους ρυθμούς. Οι εταιρείες που λειτουργούσαν έως πρόσφατα αποκλειστικά από το γραφείο, διερευνούν όλο και περισσότερες εναλλακτικές επιλογές για το εργατικό δυναμικό τους.

Με βάση τις συζητήσεις που κάνουμε με τους πελάτες μας, έχουμε προσδιορίσει τέσσερις συνήθεις τύπους εργασιακών χώρων που χρησιμοποιούν οι εταιρείες ανά την Ευρώπη, συχνά σε συνδυασμό ως «υβριδικές» διατάξεις. Πρόκειται για τον «εταιρικό κόμβο» (κεντρικά γραφεία ή υποκατάστημα), τον «κοινοτικό κόμβο» (όπως ένας κοινόχρηστος συνεργατικός χώρος), τον «οικιακό κόμβο» (που υποδηλώνει την εργασία από το σπίτι) και τον «κινητό κόμβο» (εργασία εν κινήσει).

Ωστόσο, η προσαρμογή στην υβριδική εργασία δεν είναι πάντα απλή. Με ομάδες που εργάζονται από διάφορες τοποθεσίες, είναι ζωτικής σημασίας οι εταιρείες να διαθέτουν ένα στιβαρό σχέδιο για τη διατήρηση της ασφάλειας και της αποδοτικότητας των επιχειρησιακών δραστηριοτήτων τους.

Στο παρακάτω άρθρο, θα περιγράψουμε λεπτομερώς πέντε συμβουλές οι οποίες μπορούν να βοηθήσουν κάθε επιχείρηση που θέλει να υιοθετήσει την υβριδική εργασία να την εφαρμόσει σωστά από την αρχή.

Οι πλατφόρμες που βασίζονται στο cloud παρέχουν ένα ενοποιημένο περιβάλλον συντονισμού, ανταλλαγής πληροφοριών και συνεργασίας επιμέρους ομάδων, ανεξαρτήτως τοποθεσίας. Με τη μετατόπιση των εργασιών προς εκτέλεση, των πλατφορμών και των υποδομών στο cloud, μπορείτε να ξεκινήσετε την αποσύνδεση του εργατικού δυναμικού σας από οποιονδήποτε δεδομένο χώρο εργασίας. Αν, μάλιστα, δεν έχετε να διαχειριστείτε ή να συντηρήσετε τοπικές υποδομές, η επιχείρησή σας μπορεί θεωρητικά να λειτουργεί εντελώς εικονικά.

Αφού υιοθετήσει τεχνολογίες cloud ο οργανισμός σας, μπορείτε επίσης να επωφεληθείτε από τις εφαρμογές που έχουν σχεδιαστεί για να διευκολύνουν την υβριδική εργασία των ομάδων. Για παράδειγμα, γνωρίζουμε ότι για να είναι αποδοτικοί οι εργαζόμενοι θα πρέπει να έχουν πρόσβαση στα έγγραφα που χρησιμοποιούν σε καθημερινή βάση και να αλληλοεπιδρούν με αυτά. Γι' αυτό δημιουργήσαμε υπηρεσίες όπως το Cloud Workspace Collaboration – Process Automation, το οποίο δίνει τη δυνατότητα στους οργανισμούς να έχουν πρόσβαση σε και να διαχειρίζονται το σύνολο των ροών εργασιών εγγράφων μέσω του cloud, επιτρέποντας στις ομάδες να συνεχίσουν να εργάζονται κανονικά από οποιαδήποτε τοποθεσία.

Είτε βρίσκεστε ήδη σε πορεία προετοιμασίας για τη μετάβαση στο cloud είτε δεν έχετε ξεκινήσει ακόμη, μπορούμε να σας βοηθήσουμε να βελτιστοποιήσετε τους υβριδικούς χώρους εργασίας σας. Κι αυτό γιατί στην Canon προσαρμόζουμε τις λύσεις μας ώστε να ταιριάζουν στις ανάγκες σας, είτε πρόκειται για τις εγκαταστάσεις σας είτε για το cloud, είτε για έναν συνδυασμό των δύο.

Έχετε σκεφθεί πώς θα προσαρμοστούν οι ροές εργασιών σας σε ένα υβριδικό μοντέλο εργασίας; Ξεκινήστε με τη χαρτογράφησή τους. Σε ποιον βαθμό εξαρτώνται επί του παρόντος από βήματα που απαιτούν προσωπική επαφή ή φυσική παρουσία σε μια τοποθεσία; Για να είναι αποδοτικές οι ροές εργασιών σε ένα υβριδικό μοντέλο, θα πρέπει να εκτελούνται αβίαστα, ανεξάρτητα από το πού βρίσκονται οι υπάλληλοί σας. Αυτό σημαίνει ότι τα βήματα αυτά θα πρέπει να ψηφιοποιηθούν με την υποστήριξη μιας τεχνολογίας ροής εργασιών.

Ο σχεδιασμός και η εφαρμογή ψηφιακών τεχνολογιών σε ροές εργασιών μπορεί να είναι μια πολύπλοκη και δαπανηρή διαδικασία, η οποία δυσχεραίνει την προσαρμογή στην υβριδική εργασία, ιδίως για μικρότερες επιχειρήσεις με περιορισμένο προϋπολογισμό. Ωστόσο, στο Cloud Workspace Collaboration – Process Automation έχουμε χρησιμοποιήσει την τεχνογνωσία μας για να προδιαμορφώσουμε κοινές ροές εργασιών για εσάς, από την έκδοση τιμολογίων έως τη διαχείριση συμβάσεων, με απευθείας πρόσβαση μέσω εξοπλισμού Canon. Αυτό σημαίνει ότι τα βήματα σε μια ροή εργασιών ψηφιακών εγγράφων, όπως οι πολιτικές έγκρισης, κοινής χρήσης και διακράτησης, είναι προδιαμορφωμένα, εξοικονομώντας σας χρόνο και χρήμα κατά τη διαμόρφωση υβριδικών χώρων εργασίας.

Η μετακίνηση του εργατικού δυναμικού εκτός των εταιρικών εγκαταστάσεων αναμένεται να δημιουργήσει φυσικά νέους κινδύνους για την ασφάλεια, ιδίως κατά την κοινοποίηση πληροφοριών εντός και εκτός του οργανισμού. Είναι σημαντικό να προσδιορίσετε ποιοι είναι οι πολυτιμότεροι πόροι πληροφοριών σας και στη συνέχεια να θέσετε ερωτήματα, όπως: πώς θα αλληλοεπιδρούν με αυτούς οι ομάδες που εργάζονται από διαφορετικές τοποθεσίες; Ποια μέτρα προστασίας θα τεθούν σε εφαρμογή για την αποτροπή της ακούσιας ή κακόβουλης πρόσβασης σε αυτές τις πληροφορίες; Ως οργανισμός, είναι σημαντικό να θεσπίσετε άρτιους κανόνες βέλτιστης πρακτικής, ώστε να αποφύγετε τη δημιουργία ευπαθειών από τους εργαζόμενους. Χρειάζεστε επίσης τεχνολογία που παρέχει εγγενή ασφάλεια για την προστασία των υπαλλήλων κατά την καθημερινή τους εργασία. Γι' αυτόν τον λόγο, είναι σημαντικό να λάβετε υπόψη και να εξετάσετε προσεκτικά τον βαθμό ασφάλειας που παρέχουν οι λύσεις υβριδικής εργασίας που σκέφτεστε να επιλέξετε.

Κατά την ανάπτυξη της υπηρεσίας Cloud Workspace Collaboration – Process Automation, η ασφάλεια ήταν στο επίκεντρο του ενδιαφέροντός μας. Η υπηρεσία ολοκληρωμένης διαχείρισης πληροφοριών δεν βελτιώνει απλώς την εμπειρία των εργαζομένων από την υβριδική εργασία, αλλά ενσωματώνει επίσης την ασφάλεια σε κάθε στάδιο του κύκλου ζωής των εγγραφών. Για παράδειγμα, οι πολιτικές πρόσβασης σε έγγραφα εφαρμόζονται αυτόματα από τη στιγμή της σάρωσης ενός εγγράφου, ενώ οι πληροφορίες που είναι αποθηκευμένες στο κεντρικό αποθετήριο εγγράφων προστατεύονται με ασφάλεια από το Microsoft Azure.

Οι λύσεις και οι υπηρεσίες διαχείρισης εγγράφων που προσφέρουμε συνεργάζονται επίσης με τον εξοπλισμό μας, ώστε να παρέχουν στην επιχείρησή σας ισχυρή προστασία. Η ασφάλεια αποτελεί εγγενές στοιχείο των συστημάτων μας, τα οποία προσφέρουν μια σειρά χαρακτηριστικών και δυνατοτήτων για την προστασία των εγγράφων, από το ενσωματωμένο λογισμικό McAfee Embedded Control έως τον έλεγχο ταυτότητας χρήστη.

Το κλειδί για τη δημιουργία ενός επιτυχημένου υβριδικού μοντέλου εργασίας είναι η ολιστική διαχείριση όλων των χώρων εργασίας. Κάθε χώρος εργασίας δεν είναι απομονωμένος από τους άλλους και οι ομάδες θα πρέπει να εξακολουθήσουν να συνεργάζονται αρμονικά παρά την απόσταση. Επομένως, το ζήτημα δεν είναι μόνο η εύρεση της τεχνολογίας που ταιριάζει σε κάθε τοποθεσία, αλλά και η επιλογή τεχνολογιών που μπορούν να συνδυαστούν αποτελεσματικά. Σκεφτείτε αν έχετε δοκιμάσει τις τεχνολογίες που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε. Έχουν σχεδιαστεί για εύκολη ενοποίηση; Ή θα απαιτούνται συνεχείς παρεμβάσεις του τμήματος IT ώστε να είναι δυνατή η συνεργασία τους; Η ενοποίηση των λύσεων είναι ένα από τα πιο σύνθετα ζητήματα που μπορεί να αντιμετωπίσει η ομάδα IT και, επομένως, κάτι που θα πρέπει να λάβετε σοβαρά υπόψη.

Στην Canon, σχεδιάζουμε όλο τον εξοπλισμό και τις λύσεις μας έτσι ώστε να συνεργάζονται αρμονικά, απαλλάσσοντας τις ομάδες IT από το βάρος της διαχείρισης των υβριδικών χώρων εργασίας. Οι λύσεις διαχείρισης εγγράφων και πληροφοριών που προσφέρουμε συνεργάζονται με τα συστήματά μας για να διευκολύνουν την ενοποίηση, αλλά και για να σας επιτρέπουν να κλιμακώνετε ή να προσαρμόζετε δυνατότητες ανάλογα με τις αλλαγές στις ανάγκες σας.

Η πίεση για διαρκή προσαρμογή σε εξελισσόμενους τρόπους εργασίας είναι μεγάλη, αλλά η ταχύτητα δεν πρέπει να επιτυγχάνεται εις βάρος του καλού σχεδιασμού. Η προσπάθεια να επανασχεδιάσετε τις λειτουργίες της εταιρείας σας ώστε είναι ασφαλείς, συνεργατικές και αποδοτικές μπορεί να είναι ιδιαίτερα κοπιαστική όταν οι ομάδες εργασίας είναι κατανεμημένες σε διαφορετικούς χώρους. Αντί να πασχίζετε μόνοι σας, η Canon μπορεί να αποτελέσει έναν έμπειρο συνεργάτη που θα σας υποστηρίζει καθ' όλη τη διαδρομή σας, τόσο κατά τη μετάβαση στη υβριδική εργασία όσο και κατά τη συνεχή βελτιστοποίηση, δημιουργώντας ένα μοντέλο που έχει σχεδιαστεί για να δώσει βιώσιμες λύσεις υβριδικής εργασίας με τις βέλτιστες πρακτικές.