Γιατί οι αποφάσεις για τον υλικό εξοπλισμό μπορούν να θεμελιώσουν ή να καταστρέψουν τις προσπάθειές σας για ψηφιακό μετασχηματισμό

Ο ψηφιακός μετασχηματισμός, μια πρωτοβουλία που ήταν ήδη στρατηγικής σημασίας, έχει αναδειχθεί σε μείζονα προτεραιότητα στον απόηχο του κορωνοϊού. Το 59%¹ των υπευθύνων λήψης αποφάσεων στον τομέα της τεχνολογίας πληροφοριών ισχυρίζονται πως η πίεση που γεννήθηκε από την πανδημία έχει επιταχύνει τις προσπάθειές τους για ψηφιακό μετασχηματισμό. Η «νέα κανονικότητα» επηρεάζει ριζικά τις μελλοντικές απαιτήσεις σας από τον εξοπλισμό σας. Για να εξασφαλίσετε ότι οι επενδύσεις σας δεν θα πάνε χαμένες, θα πρέπει να σκεφτείτε πώς η τεχνολογία συστημάτων γραφείου εντάσσεται στην μακροπρόθεσμη στρατηγική σας για ψηφιακό μετασχηματισμό.

Παρότι τα στατιστικά στοιχεία διαφέρουν, βάσει ερευνών² προβλέπεται ότι μέχρι το τέλος του 2021 το 25%-30% του εργατικού δυναμικού θα εργάζεται από το σπίτι για αρκετές μέρες την εβδομάδα. Η εργασία από απόσταση δεν αποτελεί καινούργιο φαινόμενο που επιβλήθηκε λόγω πανδημίας, αλλά μια σταθερή τάση που κερδίζει έδαφος την τελευταία δεκαετία. Καθώς πολλές σημαντικές εταιρείες ανακοινώνουν τη δέσμευσή τους σε μια πιο ευέλικτη, υβριδική προσέγγιση στην εργασία, αναμένουμε ραγδαία μείωση στη φυσική παρουσία στους χώρους εργασίας, αλλά η πραγματικότητα είναι ότι ο ρόλος του γραφείου πολύ απλά θα αρχίσει να αλλάζει. Αντί να αποτελεί τον κανόνα για όλες τις εργασιακές δραστηριότητες, θα γίνει μια επιλογή για εργασίες όπως μια συνάντηση δια ζώσης ή η χρήση εξειδικευμένων πόρων.

Οι επιχειρήσεις και οι εργαζόμενοί τους θα έχουν πλέον την ελευθερία να θέτουν το εξής ερώτημα: τι θέλω να επιτύχω και ποιος εργασιακός χώρος είναι ο καταλληλότερος για αυτόν τον σκοπό; Ο ρόλος των υπευθύνων για τους τομείς επιχειρηματικών δραστηριοτήτων και τεχνολογίας πληροφοριών θα είναι να διασφαλίσουν ότι η τεχνολογία ποτέ δεν θα υπεισέρχεται στη λήψη αυτών των αποφάσεων, αλλά θα δρα ως ο κρυφός παράγοντας που διευκολύνει κάθε εργασιακό περιβάλλον. Για τους υπεύθυνους του τομέα τεχνολογίας πληροφοριών, αυτό θα αποτελέσει μια σημαντική μετάβαση. Στο παρελθόν, οι εταιρείες έθεταν ως προτεραιότητα την επένδυση στον τεχνολογικό εξοπλισμό στον φυσικό χώρο του γραφείου. Ωστόσο, για τη σωστή λειτουργία της υβριδικής εργασίας, όλοι οι τύποι εργασιακού περιβάλλοντος πρέπει πλέον να αντιμετωπίζονται ως ίσοι. Ο στόχος θα πρέπει να είναι η διασφάλιση μιας απρόσκοπτης εργασιακής εμπειρίας, ανεξάρτητα από την τοποθεσία.

Σε αυτό το πλαίσιο, η επένδυση στον κατάλληλο τεχνολογικό εξοπλισμό είναι τεράστιας σημασίας. Πρέπει να δοθεί βάρος στη διασφάλιση της αποτελεσματικής λειτουργίας των τυπικών εταιρικών διαδικασιών, όπως η πληρωμή των υποχρεώσεων ή οι διαδικασίες πρόσληψης, παρά το γεγονός ότι περισσότεροι εργαζόμενοι επιλέγουν πλέον να παραμείνουν σε απόσταση, πλήρως ή εν μέρει. Η ψηφιοποίηση θα είναι ένα σημαντικό κομμάτι του απομακρυσμένου ελέγχου των εγγράφων, δεδομένου ότι τα μέλη των ομάδων δεν μπορούν εύκολα να εργαστούν μαζί με φυσικά έγγραφα. Με τον μετασχηματισμό των φυσικών έγγραφων σε ψηφιακά δεδομένα, οι εργαζόμενοι μπορούν να τα μοιράζονται με τα μέλη της ομάδας που εργάζονται από το σπίτι, διασφαλίζοντας παράλληλα ότι και οι ίδιοι μπορούν να συνεχίσουν να εργάζονται σε αυτά ακόμη κι όταν επιστρέψουν σπίτι τους, γεγονός που καθιστά αποδοτική τόσο την ατομική όσο και την ομαδική υβριδική εργασία.

Σχεδόν οι μισοί (49%) υπεύθυνοι επιχειρήσεων θεωρούν ότι η ψηφιοποίηση των διαδικασιών που βασίζονται σε έγχαρτα έγγραφα είναι πολύ σημαντική για πρωτοβουλίες επιχειρηματικού μετασχηματισμού³. Ωστόσο, παρ’ όλη την έμφαση που δίνεται στον μετασχηματισμό, το 65% των υπευθύνων λήψης αποφάσεων στον τομέα της τεχνολογίας πληροφοριών θεωρεί ότι η έντυπη μορφή θα εξακολουθεί να είναι σημαντική στους χώρους εργασίας έως και το 2025⁴. Ανεξάρτητα από τις εξελίξεις στην ψηφιακή τεχνολογία, παλαιότερες προβλέψεις για το προαναγγελθέν «γραφείο χωρίς χαρτί» δεν έχουν ακόμα πραγματοποιηθεί. Ακόμη και κάτω από ακραίες συνθήκες όπως η πανδημία, κατά την οποία η ψηφιοποίηση αυξάνεται, οι εταιρείες συχνά δεν μπορούν ακόμα να αντικαταστήσουν τις ροές εργασιών που περιλαμβάνουν έγχαρτα έγγραφα με 100% ψηφιακές⁵. Η πραγματικότητα είναι ότι οι περισσότερες εταιρείες χρειάζονται ακόμα φυσικά έγγραφα σε κάποιον βαθμό στις τυπικές εταιρικές ροές εργασίας, είτε γιατί αυτές ξεκινούν από την έντυπη μορφή είτε γιατί εκεί καταλήγουν.

Τι σημαίνει αυτό για την επένδυση; Σημαίνει ότι τουλάχιστον στο μέλλον μπορούμε να προσμένουμε πως οι υπεύθυνοι των τομέων της τεχνολογίας πληροφοριών θα χρειαστεί να επενδύσουν σε τεχνολογία που θα υποστηρίζει αποτελεσματικούς υβριδικούς τρόπους εργασίας.

Η αγορά του σωστού εξοπλισμού είναι κρίσιμης σημασίας για τη δημιουργία ενός οικοσυστήματος τεχνολογιών που υποστηρίζει την υβριδική εργασία. Ενώ οι επενδύσεις βάσει προηγούμενων αγοραστικών αποφάσεων, ή για εξοικονόμηση κόστους, μπορεί να είναι δελεαστικές, ο σημερινός κόσμος είναι θεμελιωδώς διαφορετικός απ’ ό,τι ήταν ακόμα και πριν από 12 μήνες. Ο τωρινός εξοπλισμός εκτύπωσης και σάρωσης πρέπει να λειτουργεί ως κεντρικός κόμβος για υβριδικές ροές εργασίας. Οι δυνατότητες συνδεσιμότητας και η λειτουργικότητα ψηφιοποίησης θα πρέπει να είναι βασικά κριτήρια για οποιεσδήποτε μελλοντικές αποφάσεις αγοράς.

Τα προϊόντα της Canon έχουν σχεδιαστεί ειδικά με γνώμονα την αποδοτική υβριδική εργασία. Τα έξυπνα συστήματα πολλαπλών λειτουργιών (MFD) της Canon έχουν κατασκευαστεί με την πιο εξελιγμένη τεχνολογία καταγραφής και επεξεργασίας εγγράφων, ενώ ενσωματώνουν επίσης προηγμένη συνδεσιμότητα στο cloud για την υποστήριξη των ευρέως διαδεδομένων εφαρμογών αποθήκευσης και ροής εργασιών στο cloud.

Τα συστήματα πολλαπλών λειτουργιών της Canon –όπως η Σειρά imageRUNNER ADVANCE DX C5800 που κυκλοφόρησε πρόσφατα– δεν προσφέρουν απλώς υπερσύγχρονες δυνατότητες εκτύπωσης, αλλά και έξυπνη τεχνολογία σάρωσης για την υποστήριξη του ψηφιακού μετασχηματισμού. Οι εργαζόμενοι μπορούν εύκολα να μετατρέπουν έντυπα έγγραφα σε ψηφιακά δεδομένα, τα οποία μπορούν να αποθηκευτούν απευθείας σε εφαρμογές όπως το OneDrive ή το Dropbox ή να συνδεθούν με εταιρικές ροές εργασιών όπως το Concur του συστήματος SAP. Αυτή η ενισχυμένη συνδεσιμότητα διασφαλίζει ότι οι πληροφορίες διατίθενται στους συναδέλφους ανεξάρτητα από την τοποθεσία τους, υποστηρίζοντας έτσι την αποτελεσματικότερη εργασία απ’ οπουδήποτε.

Για τους υπεύθυνους του τομέα της τεχνολογίας πληροφοριών, το 2020 είχε πιθανότατα τεράστιο αντίκτυπο στη στρατηγική και τις επενδυτικές προτεραιότητες των τμημάτων ΙΤ. Ενώ η άμεση προτεραιότητα των εταιρειών θα είναι η βραχυπρόθεσμη λειτουργικότητα, θα πρέπει ουσιαστικά να σχεδιάζουν για την υποστήριξη της υβριδικής εργασίας μακροπρόθεσμα. Πώς θα λειτουργούν αποτελεσματικά οι ροές εργασίας σε πολλαπλές τοποθεσίες; Ποια τμήματα αυτών των διαδικασιών μπορούν να ψηφιοποιηθούν άμεσα; Και σε ποιους τομείς η έντυπη μορφή θα εξακολουθεί να είναι σημαντική; Για την υποστήριξη της απρόσκοπτης εργασίας, ακόμα και κατά τη μετάβαση από την έντυπη στην ψηφιακή μορφή, οι υπεύθυνοι των τομέων τεχνολογίας πληροφοριών θα πρέπει να στοχεύουν στην επένδυση σε συστήματα πολλαπλών λειτουργιών επόμενης γενιάς που δεν θα προσφέρουν απλώς δυνατότητες εκτύπωσης, αλλά τις λειτουργίες συνδεσιμότητας, ψηφιοποίησης και διευκόλυνσης της ροής εργασιών που προσφέρουν τα σημερινά MFD.

Ανακαλύψτε πώς τα νεότερα συστήματα πολλαπλών λειτουργιών της Canon ανταποκρίνονται στις ανάγκες ψηφιακού μετασχηματισμού της επιχείρησής σας