Ιστορικά, η φράση «εργαζόμενοι γραφείου» χαρακτήριζε όχι μόνο τον τόπο εργασίας, αλλά και το είδος της εργασίας – δηλαδή, εργασία που βασίζεται σε πληροφορίες και, κατά τις δύο τελευταίες δεκαετίες, μέσω υπολογιστών.

Τα τελευταία χρόνια, η έννοια της εργασίας γραφείου έχει εξελιχθεί και πάλι. Αντί να τους δεσμεύουν σε μία τοποθεσία, οι οργανισμοί επιτρέπουν όλο και περισσότερο στους υπαλλήλους τους να εργάζονται οπουδήποτε, υπό την προϋπόθεση ότι παραμένουν παραγωγικοί.

Πολλοί από τους πελάτες μας κινούνται προς αυτό το υβριδικό μοντέλο εργασίας μακροπρόθεσμα, συνδυάζοντας διάφορους τύπους εργασιακών χώρων: από έναν κεντρικό ή δορυφορικό εταιρικό κόμβο, έως την «κατοικία» του εργαζόμενου, κοινόχρηστους τόπους συνεργατικής εργασίας, ένα βαγόνι τρένου ή την αίθουσα αναχωρήσεων ενός αεροδρομίου κατά τη διάρκεια του ταξιδιού.

Καθώς η υβριδική εργασία εξαπλώνεται, το ερώτημα που απασχολεί τα στελέχη των τμημάτων IT εξελίσσεται, από το πώς να καταστήσουν εφικτή την εργασία εκτός του γραφείου σε πώς να τη βελτιστοποιήσουν ώστε να την κάνουν όσο πιο παραγωγική γίνεται.

Παρακάτω αναλύουμε τέσσερις συχνές ερωτήσεις από οργανισμούς που επιθυμούν να διατηρήσουν και να επαυξήσουν την παραγωγικότητά τους σε ένα υβριδικό περιβάλλον εργασίας και εξηγούμε πώς μπορεί η Canon να τους βοηθήσει.

Οι εταιρείες εξαρτώνται συνήθως από έγχαρτα έγγραφα. Αυτό δεν αποτρέπει τη μετάβαση σε ένα υβριδικό μοντέλο εργασίας, αλλά μπορεί να την καταστήσει πιο περίπλοκη.

Η μετάβαση σε ένα αποκλειστικά ψηφιακό μοντέλο δεν είναι άμεσα αναγκαία, ωστόσο είναι ζωτικής σημασίας να βελτιστοποιηθεί η διαδικασία σταδιακής απεξάρτησης από τις εκτυπώσεις. Αυτό δεν θα διευκολύνει απλά την εργασία των ομάδων σας από διαφορετικές τοποθεσίες, αλλά θα μειώσει και το κόστος – τόσο το οικονομικό όσο και το περιβαλλοντικό.

Στην Canon, προσφέρουμε τεχνογνωσία τόσο στη διαχείριση όσο και στην ενοποίηση πολύπλοκων ροών εργασίας με έγγραφα, που συνδυάζουν έγχαρτα με ψηφιακά μέσα. Κατανοούμε ότι οι περισσότεροι οργανισμοί έχουν ξεκινήσει μια πορεία ψηφιοποίησης και μπορούμε να σας υποστηρίξουμε σε αυτήν. Όποιος κι αν είναι ο συνδυασμός επιλογών του οργανισμού σας, μπορούμε να παρέχουμε προσαρμοσμένη υποστήριξη κατά τη μετάβαση σε ένα υβριδικό μοντέλο.

Αν και ενδέχεται να είναι αναγκαία η παρουσία ενός αριθμού υπαλλήλων σε μια κεντρική τοποθεσία σε συγκεκριμένες χρονικές στιγμές, κανείς δεν θα πρέπει να περιορίζεται από ανάγκες εκτύπωσης ή σάρωσης.

Στην Canon προσφέρουμε εξοπλισμό σχεδιασμένο για κάθε τύπο χώρου εργασίας, όπως επιτραπέζιες συσκευές για οικιακή εργασία ή πανίσχυρα συστήματα πολλαπλών λειτουργιών που είναι σχεδιασμένα για πολυάσχολα γραφεία. Τα συστήματά μας διαθέτουν ενσωματωμένη συνδεσιμότητα, ώστε οι ομάδες να έχουν πρόσβαση στα έγγραφα που χρειάζονται ακόμη κι εκτός γραφείου.

Για παράδειγμα, με τη Σειρά imageRUNNER ADVANCE DX C5800, τα σαρωμένα έγγραφα μπορούν να αποστέλλονται απευθείας σε χώρους αποθήκευσης στο cloud, όπως το OneDrive και το Dropbox, ή σε υπάρχουσες εφαρμογές ροής εργασιών. Μπορούν επίσης να αποθηκεύονται ή να κατηγοριοποιούνται αυτόματα από λογισμικό μηχανικής εκμάθησης, ώστε να διευκολυνθεί η κοινή χρήση τους από τις ομάδες και να συνεχιστεί η ροή εργασιών σε διάφορες τοποθεσίες, μειώνοντας παράλληλα τα σφάλματα που εισάγουν οι χειροκίνητες διαδικασίες.

Χάρη στη συμβατότητα με εφαρμογές για φορητές συσκευές, όπως τα Print Business και uniFLOW Online Print & Scan της Canon, οι εργαζόμενοι μπορούν ακόμη και να στέλνουν έγγραφα για εκτύπωση ή να λαμβάνουν ψηφιοποιημένα έγγραφα στο κινητό τους εν κινήσει, ώστε να εξακολουθήσουν να εργάζονται αποδοτικά, όπου κι αν βρίσκονται.

Συνδυάζουμε τον εξοπλισμό μας με ένα ευρύ σύνολο εφαρμογών λογισμικού, οι οποίες έχουν σχεδιαστεί ώστε να λειτουργούν απρόσκοπτα με τα συστήματά μας. Λύσεις όπως το Cloud Workspace Collaboration – Process Automation παρέχουν την ιδανική υπηρεσία διαχείρισης εγγράφων και συνεργασίας για μια υβριδική επιχείρηση. Είναι μια βασιζόμενη στο cloud, ανεξάρτητη από τοποθεσία πλατφόρμα, η οποία επιτρέπει στους υπαλλήλους να εντοπίζουν, να έχουν πρόσβαση με ασφάλεια και να επεξεργάζονται έγγραφα άμεσα, από οπουδήποτε.

Αρχικά, αναλογιστείτε ποια προβλήματα θα αντιμετωπίσουν οι ροές εργασιών σας αν λαμβάνουν χώρα εκτός γραφείου. Η αυτοματοποίηση διεργασιών είναι ένα πραγματικά χρήσιμο εργαλείο για την ανάληψη ή την ενίσχυση επαναλαμβανόμενων, δομημένων εργασιών. Αν αυτό συνδυαστεί με τα δεδομένα ενός υβριδικού εργατικού δυναμικού, θα πρέπει να επικεντρωθείτε στην αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών που συνήθως πρέπει να διεκπεραιώνονται αυτοπροσώπως από τις ομάδες.

Η Canon διαθέτει μεγάλη εμπειρία στη διαχείριση αυτών των διαδικασιών από τις εταιρείες. Οι τεχνολογίες αναλαμβάνουν μέρος του φόρτου από τις πλάτες των υπαλλήλων, ώστε οι ροές εργασιών να εξελίσσονται αποδοτικά και οι υπάλληλοι να μπορούν να αφιερώνουν τον χρόνο τους σε πιο σημαντικές εργασίες.

Η υπηρεσία Cloud Workspace Collaboration – Process Automation παρέχει προδιαμορφωμένες και αυτοματοποιημένες ροές εργασιών για συνήθεις επιχειρηματικές εφαρμογές, όπως η διαχείριση συμβάσεων και η επεξεργασία τιμολογίων. Οι εταιρείες που αγοράζουν τα συστήματά μας μπορούν να ενεργοποιούν άμεσα μέσω αυτών τις ψηφιακές ροές εργασιών, ώστε να διεκπεραιώνουν αποτελεσματικά τις εργασίες τους ανεξαρτήτως τοποθεσίας.

Η διαχείρισή του IT σε ένα υβριδικό περιβάλλον εργασίας δεν είναι απλή. Υπάρχουν πολλές πτυχές που πρέπει να ληφθούν υπόψη, από το να διασφαλιστεί ότι οι ομάδες θα έχουν πρόσβαση στα δεδομένα και τα έγγραφά τους, έως την πρόληψη εισαγωγής νέων ευπαθειών ασφάλειας.

Για να καταστεί η υβριδική εργασία όσο το δυνατόν πιο αποδοτική, είναι σημαντικό να έχετε μια ολιστική αντίληψη του τομέα IT του οργανισμού σας. Αν και ο οργανισμός σας μπορεί να λειτουργεί σε πολλές τοποθεσίες ταυτόχρονα, αυτές δεν είναι ανεξάρτητες η μία από την άλλη· οι ομάδες σας πρέπει να επικοινωνούν και να συνδέονται απρόσκοπτα μεταξύ τους. Η υιοθέτηση μιας αποσπασματικής προσέγγισης στα ζητήματα IT με έναν πρόχειρο συνδυασμό εργαλείων και λύσεων μπορεί να οδηγήσει σε έλλειψη συντονισμού στις ροές εργασιών και σε προβλήματα ενοποίησης, με αποτέλεσμα περαιτέρω καθυστερήσεις και επιπλοκές.

Λαμβάνοντας αυτά υπόψη, το ζήτημα δεν είναι μόνο η παροχή της τεχνολογίας· είναι η παροχή μιας τεχνολογίας που λειτουργεί απρόσκοπτα ως σύνολο και ανεξαρτήτως τοποθεσίας. Αυτή η λογική βρίσκεται στην καρδιά των Υπηρεσιών ψηφιακού μετασχηματισμού: ένα οικοσύστημα εξοπλισμού, λογισμικού και υπηρεσιών που έχει σχεδιαστεί για να υποστηρίζει την αποδοτική εργασία απ’ οπουδήποτε. Αυτές οι δοκιμασμένες τεχνολογίες έχουν σχεδιαστεί ώστε να συνεργάζονται, μειώνοντας τις επιπλοκές και τις διακοπές λειτουργίας για τους εργαζόμενους και την ομάδα IT.

Γνωρίζουμε επίσης ότι η διαχείριση μιας ομάδας συστημάτων προκαλεί πονοκεφάλους ακόμα και υπό τις καλύτερες συνθήκες, ενώ μπορεί να είναι ιδιαίτερα δύσκολη όταν τα συστήματα και οι συσκευές δεν βρίσκονται καν στις εγκαταστάσεις της εταιρείας. Το uniFLOW Online, το λογισμικό μας που βασίζεται στο cloud, παρέχει μία ενιαία πλατφόρμα για τη σύνδεση όλων των θέσεων εργασίας. Μέσω αυτής της πλατφόρμας μπορείτε να διαχειρίζεστε κεντρικά τα συστήματά σας, όπου κι αν βρίσκονται – από τα δικαιώματα ασφαλείας των χρηστών έως την παρακολούθηση του όγκου εκτυπώσεων, απ’ οπουδήποτε κι αν εργάζεστε.

Η παραγωγικότητα συνδέεται στενά με τον βασικό στόχο μιας εταιρείας και, ως εκ τούτου, βρίσκεται ψηλά στη λίστα προτεραιοτήτων κάθε επικεφαλής μιας επιχείρησης. Πολλοί οργανισμοί ανησυχούν για τον αντίκτυπο που θα έχει η διατάραξη του παραδοσιακού μοντέλου λειτουργίας τους στα επίπεδα παραγωγικότητας των υπαλλήλων τους.

Ωστόσο, με τον κατάλληλο εταίρο και την ανάπτυξη του κατάλληλου οικοσυστήματος, η υβριδική εργασία δεν σας επιτρέπει απλώς να διατηρήσετε τη «συνήθη επιχειρηματική δραστηριότητα», αλλά παρέχει και την ευκαιρία να επανεξετάσετε και να βελτιστοποιήσετε τις υπάρχουσες ροές εργασιών, ώστε να αυξήσετε την παραγωγικότητα.

Εντωμεταξύ, η επένδυση στα σωστά τεχνολογικά θεμέλια δεν σας βοηθά απλώς να βελτιώσετε την υβριδική εργασία εδώ και τώρα. Είναι σημαντικό να δείτε το μέλλον του οργανισμού σας ως ευκαιρία για συνεχή βελτιστοποίηση. Αυτό το θεμέλιο βοηθά τις ομάδες IT να προετοιμάσουν τον οργανισμό τους για αλλαγές, διευκολύνοντας την εξέλιξη και τη βελτιστοποίηση στο μέλλον.