Έξυπνοι Οργανισμοί Αυτοδιοίκησης

Με την ψηφιοποίηση και την αυτοματοποίηση των διαδικασιών, όλο και περισσότερες υπηρεσίες μεταφέρονται στο Internet, επηρεάζοντας σημαντικά την ποιότητα ζωής της πόλης. Αυτό οδηγεί επίσης σε αύξηση των απαιτήσεων και των προσδοκιών των πολιτών και των οργανισμών. Οι λύσεις της Canon για έξυπνους οργανισμούς αυτοδιοίκησης αντιμετωπίζουν αυτές ακριβώς τις προκλήσεις.

Οι τρεις πιο κοινές προκλήσεις που αντιμετωπίζουν οι Έξυπνες πόλεις είναι:

• πολύπλοκες διαδικασίες,συμπεριλαμβανομένων μη ψηφιοποιημένων και αυτοματοποιημένων εργασιών που εκτελεί το διοικητικό προσωπικό·
• προσδοκίες των πολιτών για την αποτελεσματική διεκπεραίωση των αιτημάτων τους, ελαχιστοποιώντας τον χρόνο αναμονής και τα βήματα·
• συμμόρφωση με τους κανονισμούς περί προστασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (ΓΚΠΔ στην ΕΕ), καθώς και άλλες νομοθεσίες.

Η Canon επικεντρώνεται στην αυτοματοποίηση των διαδικασιών και στην ψηφιοποίηση των εγγράφων με σκοπό την ενίσχυση της παραγωγικότητας των διοικητικών διεργασιών και τη μείωση του κόστους λειτουργίας. Μέσω καινοτόμων τεχνολογιών, οι υπηρεσίες της πόλης γίνονται πιο αποδοτικές, η εργασία του διοικητικού προσωπικού γίνεται πιο παραγωγική και επιτυγχάνεται συμμόρφωση με τους κανονισμούς για την ασφάλεια δεδομένων και την προστασία του περιβάλλοντος.

Τα οφέλη περιλαμβάνουν μείωση της γραφειοκρατίας, λιγότερα λάθη, ταχύτερους χρόνους απόκρισης, κανονιστική συμμόρφωση, καθώς και αυξημένη αναγνώριση από τους πολίτες. Επιπλέον, οι πολίτες και οι επιχειρήσεις επωφελούνται από τους μικρότερους χρόνους αναμονής, τις διαδικασίες ηλεκτρονικής υποβολής αιτημάτων και την προστασία των ευαίσθητων δεδομένων.

Η διαδικασία αυτοματοποίησης και ψηφιοποίησης εγγράφων υποστηρίζεται από τρεις κορυφαίες λύσεις που συμβάλλουν στην αποδοτικότερη λειτουργία των Έξυπνων οργανισμών αυτοδιοίκησης:

Ψηφιακό γραφείο αλληλογραφίας: αντί για τη χρονοβόρα, ιδιαίτερα κοστοβόρο και λιγότερο παραγωγική διαχείριση των έντυπων εγγράφων ή της αλληλογραφίας με το χέρι, με αδύναμη ασφάλεια και έλλειψη ελέγχου, το ψηφιακό γραφείο αλληλογραφίας αναβαθμίζει τη διεκπεραίωση της εισερχόμενης αλληλογραφίας και βελτιώνει την παραγωγικότητα και την ικανοποίηση των πελατών πολιτών.

Ψηφιακή αρχειοθήκη: Η λύση της Canon προσφέρει εύκολη και προστατευμένη πρόσβαση, λειτουργίες επισκόπησης όλων των αποθηκευμένων εγγράφων και χαμηλότερο κόστος αποθήκευσης. Επιπλέον, προστατεύει τα έγγραφα από φυσικές φθορές/καταστροφές.

Ψηφιακή επεξεργασία φορμών: το διοικητικό προσωπικό μπορεί να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις της συλλογής τυποποιημένων πληροφοριών από πολλούς πελάτες πολίτες με λιγότερη χειρωνακτική εργασία, επιτυγχάνοντας ταχύτερη διεκπεραίωση, αποφεύγοντας τον κίνδυνο σφάλματος που ενέχει η μη αυτόματη επαλήθευση και εντοπίζοντας ελλείψεις ή λάθη στη μορφή των πληροφοριών.